DEFINICIÓN: Son todos los elementos físicos destinados a la conservación de la documentación en la empresa. – ESTANTERÍAS : – ARMARIOS PARA ARCHIVOS: – ARCHIVADORES (MUEBLES) : – ESTANTERÍAS MÓVILES O COMPACTUS : – CARROS MÓVILES PARA CARPETAS COLGANTES :
¿Qué es muebles de archivo?
Modelos de muebles para archivos – Entre los modelos de muebles para archivos, existen de muchas variedades esto dependerá en mayor medida de las necesidades y de las demandas del cliente, sobre todo, porque este tipo de mobiliario en muchas ocasiones suele ser elaborado por fabricantes con las especificaciones que requiera el cliente.
No obstante, también existen modelos ya creados para el cliente, entre ellos están los modelos por material de fabricación, siendo el metal, la madera y el plástico los más demandados, pero también por tamaño y forma; estando en en línea los laterales, los verticales y los horizontales como los más cotizados para las oficinas por todas las ventajas que ofrecen.
En definitiva, los muebles para organizar archivos, son elementos imprescindibles y fundamentales, en especial porque ayudan a mantener el espacio de la oficina arreglado, ordenado y organizado con el objetivo de lograr un espacio de trabajo idóneo para llevar a cabo los procesos administrativos.
- Por tanto, las empresas pueden logra niveles de eficiencia y eficacia superiores.
- Y por ello, es importante poder contar con el mobiliario correcto e idóneo para las áreas que así lo requieran dentro de una empresa, sobre todo en el área administrativa, de oficina, de recursos humanos, de logística y entre otras.
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¿Cuáles son los muebles y equipos para archivo?
Si los sistemas de archivo han de proporcionar un buen servicio, contarán con equipo adecuado y funcional y el mobiliario estará adaptado a fin de permitir colocar y ubicar rápidamente los documentos, según afirma Di Mari (2012). Son diversos los elementos a considerar a la hora de la toma de decisiones en torno al mobiliario, como el tipo y soporte de documentación que se archivará, su frecuencia de consulta, las medidas del local donde se instalarán, sin menospreciar los recursos económicos para afrontar su adquisición.
- Veamos estos elementos más detalladamente.
- Estanterías Las estanterías constituyen sin duda uno de los elementos más importantes del equipamiento de las salas de depósitos de archivos.
- Tienen dimensiones normalizadas en todos los países del mundo y su implantación es más o menos uniforme.
- Se componen de tablas horizontales, enganchadas a montantes verticales.
Durante largo tiempo, las únicas estanterías que se conocían eran las de madera. Por razones de combustibilidad y de la frecuente invasión de los insectos que se alimentan de ella, en la actualidad se desaconsejan. En cambio, las estanterías que utilizamos son de metal; incluso la mayoría de los constructores de este tipo de estanterías han estandarizado sus dimensiones.
- Las tablas de estantería utilizadas en forma más común para los archivos tiene una profundidad de 0,30 m., las tablas de 0,40 m.
- De profundidad se hacen necesarias para algunos documentos de grandes dimensiones (registros, legajos), y para pequeños documentos se utilizan tablas de 0,25 m.
- De profundidad.
Las cualidades esenciales de las estanterías deben ser su incombustibilidad, inocuidad, solidez y cómodo manejo para acceder a la documentación. En cuanto a la solidez, los documentos de archivo son pesados (un metro lineal puede alcanzar los 100kg.), por lo que las estanterías tendrán el espesor suficiente para soportar dicho peso sin deformarse y la superficie será lisa con pintura y tratamiento antioxidante.
La inocuidad se logra a través de evitar los sistemas de montaje de perno y tuerca, así como las aristas y elementos cortantes que puedan dañar la documentación y a las personas. Para evitar la condensación de humedad, el aire debe circular entre las estanterías de modo que las divisiones interiores serán abiertas, separadas mediante tiras en “X” y sólo estarán cerrados los terminales o extremos para evitar que caigan los documentos.
Asimismo, el anaquel inferior tendrá un zócalo de 10cm, a fin de permitir la correcta higiene del lugar y evitar el contacto con el suelo. Finalmente, el estante superior deberá finalizar con una balda superior, para proteger del polvo a los documentos.
• El convencional, de estanterías fijas de doble cuerpo o a dos caras dispuestas en paralelo, situadas con una separación de 0,80 metros entre cuerpos y un pasillo de 1,20 de anchura entre bloques.
Archivo Histórico de Córdoba. Sistema convencional
• El compacto o móviles, en el cual uno o varios cuerpos están fijos y los demás montados sobre rieles, se desplazan mediante un motor eléctrico o un mecanismo de cadena (manual). El desplazamiento puede ser longitudinal, transversal o pivotante, según los modelos.
Unidades de conservación Otro elemento importante en la instalación y protección de documentos lo constituyen las unidades de conservación. Generalmente son carpetas, biblioratos, cajas de archivo. Estas últimas son las más utilizadas, las mejores son las de cartón no ácido y resistente. 
Cajas de archivo Carpetas Otros tipos documentales de soportes no convencionales requieren protección especial (polvo, campos magnéticos), por lo que su unidad de conservación como primera medida debe ubicarse alejada de conducciones eléctricas en cajas de plástico y armario ampliamente comercializados para su instalación.
¿Cómo se llama el mueble para guardar archivos?
• Lockers – Las lockers son otra solución para almacenar tus archivos, cajas y suministros de oficina en menos espacio. Estos pueden ser de dos, tres o cuatro puertas de forma vertical y de entre 3 y cinco puertas de forma horizontal. Estos muebles reducen el espacio en el piso hasta en un 66% en comparación con los archivadores verticales y laterales tradicionales.
¿Qué se debe archivar?
ARCHIVO TOTAL – Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital, Cabe resaltar que aunque esta es la ley principal de archivo en Colombia, hay otras normas que reglamentan la manera en la que las empresas deben archivar su información:
Ley 80 de 1989 (Creación de A.G.N.). Decreto 1777 de 1990 (Asignación de Funciones). Decreto 1382 de 1995 (T.R.D.). Decreto 998 de 1997 (Transf. Documentos Históricos). Ley 927 de 2004 Autoriza afiliaciones AGN. Decreto 3666 de 2004 Día de los archivos. Decreto 4124 de 2004 S.N.A. Archivos privados. Ley 951 de 2005 Informes de gestión. Ley 962 de 2005 Antitramites.
Para garantizar que sus documentos sean archivados de forma correcta es importante que conozca las leyes y decretos nombrados anteriormente, el y la Tabla de Retención Documental (). En esta última podrá encontrar los diferentes tipos documentales y el tiempo de permanencia de cada uno de acuerdo a la normatividad vigente.
Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor. Todos los documentos deben estar foliados (enumerados) en la parte superior de cada folio útil, en todas las carpetas, respetando el orden natural de los documentos en forma creciente (1,2,3,4,5).
Estas normas archivísticas tienen la finalidad no solo de archivar correctamente los documentos en cuanto a su producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final si no también la obligación de conservarlos de manera correcta para su posterior uso.
¿Qué documentos se guardan en el mueble del archivo vertical?
Archivo vertical En la antigüedad, los documentos se guardaban horizontalmente; es decir, apilándose unos sobre otros, y en algunas ocasiones se colocaban sobre un clavo llamado espigón. Esta forma de manejar los documentos hacía difícil y lenta la recuperación del papel o documento que se necesitaba, además de que se ocupaba mucho espacio y se maltrataban los materiales.
- Así apareció el archivo vertical, un mueble donde se colocan los papeles sobre un extremo y dentro de una carpeta sostenida por guías.
- Esta forma agilizó y facilitó la localización de cada documento, además de que éstos se conservan mejor y se ahorra espacio.
- De aquí que en el ámbito bibliotecario se le denomine a este tipo de colección archivo vertical.
El archivo vertical se puede definir como una selección de material informativo sobre temas relevantes, de actualidad, difíciles de conseguir o de interés transitorio. Estos materiales pueden ser folletos, recortes de periódicos o revistas, panfletos o volantes, ponencias, resúmenes, láminas, fotografías, tarjetas postales, sobretiros*, boletines, fotocopias de materiales muy solicitados, o incluso, si se trata de libros deteriorados pero que aún son muy consultados, se puede obtener una fotocopia de la sección o capítulo que se requiere para integrarla como un documento más de la colección del archivo vertical.
¿Qué son los muebles de oficina?
Mesa de oficina – Las mesas de oficina o escritorios de trabajo son unos muebles totalmente imprescindibles para el buen funcionamiento. No son sólo el lugar donde se pasa buena parte de nuestra jornada laboral sino que es un sitio donde debemos sentirnos cómodos para poder ser más productivos.
La mesa de las zonas de trabajo: deben ser ergonómicas y lo suficientemente espaciosas para que quepa todo lo que el trabajador necesite (ordenador, teléfono, calendario)La mesa de despacho: suele ser más grande y lujosa que la mesa normal. Cada vez tiene usos más allá que la mesa del jefe y tal y como lo explicamos en este artículo,La mesas de juntas o reuniones: son más largas y están especialmente diseñadas para que puedan caber numerosas personas y se puedan celebrar reuniones.Sistemas modulares: se trata de escritorios para oficina modernos, compactos, cómodos y sobre todo ¡muy prácticos!. Tienen como característica principal agrupar diversas funciones en un solo mueble: mesa para computadora, escritorio de oficina, cajonera y hasta sistemas de iluminacion integrados.
A la hora de elegir las mesas de oficina correcta se debe tener en cuenta el espacio que se tiene en la oficina y las medidas con las que cuenta. También se debe saber la disposición en que se colocaran una vez montadas las mesas de oficina. Finalmente, el color y el acabado tienen que estar en coherencia con el resto de la oficina para lograr una armonía cromática.
¿Qué son los tipos de archivos?
Los tipos de archivos reconocidos por el sistema son normal, directorio o especial. Todos los tipos de archivos reconocidos por el sistema se enmarcan en una de estas categorías. No obstante, el sistema operativo utiliza muchas variaciones de estos tipos básicos.
¿Qué es y para qué sirve el archivo?
Para empezar, debemos tener claro que el propio término archivar significa almacenar, de forma ordenada documentos útiles mediante un método eficaz que permita su fácil localización y recuperación posterior, cuando sea necesario.
¿Dónde se archivan los documentos?
Importancia – Archivar quiere decir guardar documentos que ya no se emplean de forma activa. Si pierdes tus archivos, te costará mucho recuperarlos, no solo a ti, sino que también a tus clientes, socios y personal de tu empresa. Utilizar una bodega temporal es la manera más segura, fácil y efectiva de garantizar que todos tus documentos se conserven de forma correcta.
¿Cuáles son las tres principales funciones del archivo?
La función genérica de un archivo, por tanto, es reunir, organizar/conservar y difundir/servir documentos.
¿Cuál es el orden de un archivo?
Maneras de ordenar archivos – Nombre Ordena alfabéticamente por el nombre del archivo. Tamaño Ordena por el tamaño del archivo (cuánto espacio ocupa). Ordena de menor a mayor de manera predeterminada. Tipo Ordena alfabéticamente por el tipo de archivo.
¿Que son y para qué sirven los archivadores?
¿Por qué son tan importantes los archivadores de oficina? – A pesar de que la mayoría de archivos estén digitalizados, como comentamos antes, aún hay una gran cantidad de papeleo físico. Por eso mismo, es importante contar con estos muebles. Los motivos son los siguientes:
Almacenan una gran cantidad de documentos, clasificadores, discos duros, etc. Incluso sirven para guardar carpetas o cualquier material bajo llave. Ayudan a ordenar el ambiente y clasificar los proyectos, De esta forma, cualquier trabajador puede dirigirse directamente a la carpeta que desea sin tener que buscar en todas ellas. Dependiendo del espacio que se disponga se puede comprar un archivador u otro, se adaptan a la estructura de la oficina. Cuando se deben tomar decisiones permiten que se realice un breve repaso de toda la historia de un proyecto o situación, para tratar de llegar a una solución óptima.